교수님께 메일 보내는 법
안녕하세요, 설연입니다. 대학 생활을 하다 보면 학업이나 학교 생활 등의 문제로 교수님께 메일을 보내야 하는 일이 종종 있습니다. 그러나 많은 학생들이 교수님께 메일 보내는 것을 어려워 하거나 메일 에티켓을 지키지 않고 메일을 보내는 실수를 하곤 합니다. 그래서 오늘은 대학생을 위한 교수님께 메일 보내는 법을 포스팅하려 합니다. 메일 에티켓을 지키면서 정중하게 메일을 보낼 수 있는 여러 가지 양식도 포함하고 있으니 대학생 분들께 도움이 되었으면 좋겠습니다.
메일 제목 작성법
교수님은 여러 학생들에게 메일을 받고 있으며 학교 학생들 외에도 다른 교수님, 학교, 혹은 외부 기관들로부터 오는 메일을 함께 받게 됩니다. 따라서 교수님께 메일을 보낼 때에는 제목에 자신의 신원과 목적을 명확하면서도 간결하게 밝히는 것이 도움이 됩니다. 수업 성적에 관한 메일일 경우에는 수업명을 함께 적어주는 것도 좋습니다. 교수님 한 분이 여러 수업을 진행하는 일이 많기 때문입니다. '교수님께', '성적 문의 드립니다', '교수님 안녕하세요'와 같은 제목은 보내는 사람과 그 사람의 목적을 알 수 없어 교수님께 혼란을 야기할 수 있으니 자제해야만 합니다. 아래는 올바른 메일 제목 양식과 잘못된 메일 제목의 예시입니다.
- 올바른 메일 제목 양식
- [경영학과 20231234 김설연] 휴학 상담 일정 문의 드립니다
- [재무관리 03분반] 성적 관련 문의 드립니다 - 경영학과 20231234 김설연 - 잘못된 메일 제목 예시
- 교수님, 안녕하세요
- 휴학 상담 일정 문의합니다
- 000 교수님께
메일 본문 작성법
메일 본문의 첫 문장은 반드시 자기소개로 시작하는 것이 에티켓입니다. 자기소개는 자신의 학번, 학과, 이름을 포함하여 간략히 하도록 합니다. 상황에 따라 본인이 수강하고 있는 수업명을 함께 포함하는 것도 좋습니다. 다짜고짜 본론을 말하면 교수님께 매우 예의 없는 학생처럼 보일 수 있기에 꼭 주의해야 합니다. 또한 자기소개 뒤에 안부 인사를 넣어주는 것도 좋으나, 안부 인사가 지나치게 길면 메일을 보내는 목적이 불분명하고 읽는 사람으로 하여금 피로함을 주기 때문에 안부 인사는 생략하거나 간단히 하는 것이 좋습니다. 아래는 올바른 메일 첫 문장 양식과 잘못된 첫 문장의 예시입니다.
- 올바른 첫 문장 양식
- 안녕하세요, 교수님. 저는 이번 학기 재무관리 03분반 수업을 수강한 경영학과 20231234 김설연이라고 합니다.
- 교수님, 안녕하세요. 화요일, 목요일 재무관리 수업을 수강하고 있는 경영학과 20231234 김설연입니다. - 잘못된 첫 문장 예시
- 성적 관련 문의 드립니다. (인삿말과 자기소개가 생략됨)
- 교수님, 안녕하세요. 그간 무탈하셨습니까? 저는 이번 학기가 끝난 후 여러 대외 활동을 하며 바쁜 나날을 보내고 있습니다. 요즈음 날이 더운데 수분 섭취 많이 하시면서 건강 관리 잘 하고 계시길 바랍니다. 코로나가 다시 유행하고 있는데 개인 방역에 힘쓰셔서 부디 교수님이 건강하게 지내셨으면 좋겠습니다. (지나치게 긴 안부인사)
자기소개가 끝났다면, 본격적으로 자신이 메일을 보낸 목적을 서술해야 합니다. 이 때 주의할 것은 완곡한 표현과 정중한 어투를 사용하는 것입니다. 만약 자신의 성적이 마음에 들지 않더라도 교수님께 이를 따지거나 투정을 부리듯이 말하는 것은 매우 예의에 어긋나는 행동입니다. 간혹 교수님께 친근함을 어필하고자 이모티콘이나 지나친 줄임말, '~여', '~합니당', 'ㅠㅠ', 'ㅎㅎ' 같은 어투를 사용하는 학생이 있으나, 이 또한 에티켓에 맞지 않는 어투입니다. 교수님은 친구가 아니라 윗사람이라는 점을 반드시 기억하도록 합시다. 아래는 올바른 메일 본문의 양식과 잘못된 메일 본문의 예시입니다.
- 올바른 메일 본문 양식
- 다름이 아니라, 이번 수업 기말고사 성적에서 어느 부분이 감점되었는 지 여쭤보고자 메일 드렸습니다. 출결과 과제부터 마지막 프로젝트까지 애정을 가지고 준비했기에 이번 성적에 아쉬움이 많이 남습니다. 부족한 부분을 알려주신다면 참고하여 앞으로 더 보완해 나가고 싶습니다. (성적 이의 양식)
- 다름이 아니라 7월 10일 교외 000 프로젝트로 인해 수업 참여가 어려울 것 같습니다. 다른 날짜로 변경이 불가능한 상황이어서 혹시 출석 인정을 받을 수 있는 방법이 있을 지 여쭤보고 싶습니다. 만약 출석 인정이 가능하다면, 출석 인정을 위해 발급받아야 할 서류가 있을 지 확인하고 싶습니다. (출석 인정 문의 양식)
- 2023-2 개설되는 교수님의 '관리회계' 과목 수강 인원을 늘려주실 수 있는 지 여쭤보고자 메일 드렸습니다. 이번 관리회계 수업의 강의 계획서 중 ~~ 내용이 저의 학업 지식을 더 보완할 수 있다고 생각했습니다. 학년 별 수강신청, 전체 수강신청을 모두 신청했으나, 경쟁률이 너무 높아 수강신청에 모두 실패하여 증원 계획이 있으신 지 여쭤보고 싶습니다. (증원 문의 양식) - 잘못된 메일 본문 예시
- 교수님, 제 성적을 잘못 기입하신 것 같습니다. 분명 열심히 노력했는데 이렇게 제 성적이 낮은 건 말이 안 됩니다. 올려주세요. 답장 꼭 부탁합니다. (완곡한 표현 미사용)
- 딴 건 아니구용~~ㅎㅎ 제가 담주 금요일에 000 프로젝트 나가는데 혹시 이것두 출석인정 될까용? ㅠㅠ 서류 내면 된다는데 에타에서 교바교라고 교수님한테 물어보라고 해서요!!! (정중한 어투 미사용)
메일 마무리 작성법
메일 마무리 또한 메일의 첫 인사처럼 간략하게 작성하는 것이 좋습니다. 마무리가 너무 길어지면 본론의 내용이 가려질 수 있기 때문입니다. 교수님께 보내는 메일은 간단한 안부 인사와 감사 인사로 채우는 것을 추천합니다. 수업에 관한 메일일 경우 교수님의 수업에 대한 감사 인사와 수업을 듣고 본인이 느낀 간단한 소감을 적는 것도 좋습니다. 또한 맨 마지막 문장은 자신의 이름+올림으로 마무리하는 것이 에티켓입니다. 다음은 올바른 메일 마무리의 양식과 잘못된 메일 마무리의 예시 입니다.
- 올바른 메일 마무리 양식
- 바쁘시겠지만, 문의 드린 내용 한 번만 확인해 주신다면 감사하겠습니다. 감사합니다. / 김설연 올림
- 항상 좋은 강의에 힘써주셔서 감사합니다. 무더운 여름 더위 조심하시길 바랍니다. 감사합니다. / 김설연 올림 - 잘못된 메일 마무리 예시
- 교수님께서 여러 일정으로 바쁘시다는 것을 알고 있지만, 제가 문의 드린 내용도 한 번 살펴 주시고 검토해 주시면 감사하겠습니다. 이번 수업에서 교수님의 열정과 유익한 수업 내용을 얻어갈 수 있어서 저에게는 너무나도 큰 도움이 되었습니다. 앞으로도 교수님의 은혜를 잊지 못하며 살아갈 것 같습니다. 날씨가 점점 더워지고 있는데 건강 관리 잘하셨으면 좋겠습니다. 다음 학기에도 교수님의 유익한 수업을 꼭 한 번 더 들을 수 있는 기회가 왔으면 좋겠습니다. 바쁜 일정 속에서도 메일 읽어주셔서 감사드리며 교수님께서 시간이 괜찮으실 때 답장 부탁드리겠습니다. / 김설연 올림 (지나치게 긴 안부 및 감사 인사)
- 감사합니다. ('자신의 이름+올림' 양식을 지키지 않음)
오늘은 교수님께 메일 보내는 방법을 알아보고, 교수님께 메일을 보내는 다양한 이유 중 대표적인 사례로 성적 이의, 출결 문의, 증원 신청에 대한 양식을 소개해 드렸습니다. 메일을 작성하고 나서 전송하기 전, 반드시 수신인, 맞춤법, 신원 정보 등을 확인해야 합니다. 본문의 내용을 참고하여 본인의 상황에 맞추어서 가공하는 것은 가능하나, 출처 없이 다른 사이트에 업로드하는 행위는 삼가주시길 바랍니다. 읽어주셔서 감사합니다.